Văn phòng ảo- Giải pháp mới cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Văn phòng ảo những năm gần đây không phải là một thuật ngữ quá xa lạ đối với giới kinh doanh của chúng ta. Vậy làm thế nào để nắm bắt được cách thuê một văn phòng ảo hay những vấn đề pháp lý có liên quan? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng cho thuê có diện tích 0m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế, BHXH …

Hình thức này rất phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi mới bắt đầu tiếp cận thị trường, cần tiết kiệm tối đa các khoản chi nhằm phục vụ cho mục đích phát triển. Thật vậy, với nhiều doanh nghiệp, việc bỏ ra hàng chục triệu đồng, hàng trăm triệu đồng để thuê mặt bằng, trả chi phí nhân công hay tiền mua sắm các tài sản khác. Đặc biệt là đối với những thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, việc thuê mặt bằng kinh doanh là việc rất khó khăn và tốn kém.

Khi sử dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với các đối tác cho thuê văn phòng ảo sau đó đưa ra những ý kiến của mình xung quanh việc sử dụng logo và biển hiệu như thế nào và thời gian là bao lâu? Từ đó các đối tác sẽ tính toán và đưa ra chi phí một cách minh bạch cho doanh nghiệp. Thông thường các chi phí này sẽ được tính theo giờ. Ví dụ như doanh nghiệp chỉ sử dụng trong giờ hành chính ì chỉ mất 8 tiếng chi phí mà thôi.

Bởi có nhiều tiện ích như thế, nhiều người sẽ đặt ra câu hỏi rằng văn phòng ảo có hợp pháp hay không? Đối với nhiều quốc gia trên thế giới, văn phòng ảo đã có từ rất lâu nhưng ở Việt Nam lại vừa mới xuất hiện gần đây. Chính vì thế mới có nhiều sự e ngại và nghi ngờ. 

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Từ đó ta có thể nhận thấy rằng, việc kinh doanh văn phòng ảo là rất hợp pháp. Các doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn một địa điểm sẽ được đặt tối đa bao nhiêu văn phòng. Tuy nhiên, tất cả hoạt động của doanh nghiệp này đều phải chịu sự quản lý của pháp luật và các cơ quan chức năng. Trong những trường hợp cần thiết cần phải điều ra tra được người thuê văn phòng hay người đại diện pháp luật để có những biện pháp quản lý đúng đắn.

Những lợi ích của việc sử dụng văn phòng ảo

Có thể nhận thấy những lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo là rất lớn. Điển hình như:

  • Khi đăng ký văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nghiễm nhiên có một địa chỉ thuận tiện và chuyên nghiệp, đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện năng động – nhiệt tình – trách nhiệm cao. Văn phòng ảo cũng là nơi nhận bưu thư, bưu phẩm, tiếp khách và xử lý các công việc trong phạm vi cho phép khi doanh nghiệp vắng mặt.
  • Được sử dụng các trang thiết bị văn phòng tiện lợi, sang trọng và hiện đại như: Bàn làm việc, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ, tủ đựng tài liệu, điện thoại bàn riêng, số fax riêng.

  • Miễn phí truy cập internet tốc độ cao, bình nước nóng/lạnh, điều hòa trong giờ làm việc.
  • Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây là một yếu tố giúp bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.
  • Các địa chỉ văn phòng ảo thường nằm tại các mặt tiền của các dãy phố lớn. Gần kề với các doanh nghiệp lớn trong nước, có các ngân hàng, nhà hàng, khách sạn bên cạnh nên rất thuận tiện trong việc tiếp khách, ăn uống, nghỉ ngơi.
  • Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.
  • Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.

  • Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
  • Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.

Một số dịch vụ cho thuê văn phòng ảo chất lượng tại Việt Nam

  • Văn phòng ảo Replus 

Hiện nay Replus đang sở hữu 4 địa chỉ cực đẹp tại trung tâm tại Quận 1, Quận Bình Thạnh, Quận Thủ Đức, Hồ Chí Minh. Đặc biệt văn phòng ảo Replus tại quận 1 được đánh giá là vị trí đắc địa – Tòa nhà Vietcomreal 68 Nguyễn Huệ, P.Bến Nghé, Quận 1, TPHCM.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Toà Nhà Vietcomreal, số 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM

Hotline: 028 6288 3088

Số Fax: 028 6288 3089

  • Văn Phòng Dịch Vụ ARUNA OFFICES

Aruna Offices thiết lập các địa điểm văn phòng nằm trong các tòa nhà sang trọng, hiện đại tại các khu vực đất vàng ở Hà Nội. Mở ra không gian hợp tác, làm việc chuyên nghiệp tại Hà Nội, giúp hấp dẫn nhiều doanh nghiệp từ Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Việt Nam… cũng như các cá nhân làm việc độc lập.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: tầng 8, tòa nhà LIcogi, 164 Khuất Duy Tiến, Q Thanh Xuân, Hà Nội.

Hotline: +84 2462 696166

Email: [email protected]

  • Văn phòng ảo Zumi

Thiết lập văn phòng và địa chỉ kinh doanh tại vị trí đắc địa của trung tâm thành phố mà không phải bỏ ra chi phí để thuê văn phòng thực. Giống như một văn phòng thực, sẽ có lễ tân giúp bạn trả lời điện thoại, tiếp khách khi bạn vắng mặt, hỗ trợ duy trì hoạt động của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 04 Phạm Ngũ Lão – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Hotline: 024 3358 1188

Email: [email protected]

Nếu bạn đang muốn thành lập một doanh nghiệp mà còn quá băn khoăn về chuyện mặt bằng văn phòng thì có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo rất tiện ích này nhé. Mong rằng bạn có thể biết thêm được  nhiều thông tin bổ ích từ bài viết này. Chúc bạn thành công.

 

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*